Datenschutzerklärung
Verantwortlicher
everycore, Inhaber: Sergej Deschin
Dülkenstraße 9, 51143 Köln, Deutschland
E-Mail: kontakt@zollbox.de
Das Wichtigste zuerst
Läuft Zollbox in Ihrem eigenen Netz (Sidecar oder On-Premise), verlassen Ihre Daten Ihren Server nicht — es gelten allein Ihre Regeln, und diese Erklärung betrifft nur die Nutzung von zollbox.de. Für die Prüfung auf zollbox.de gilt: verarbeitet werden ausschließlich die Artikelfelder Artikelnummer, Bezeichnung, Warennummer und optional Ursprungsland, Warengruppe, Gewicht, besondere Maßeinheit und EAN/GTIN. Keine Preise, keine Lieferanten, keine Kunden. Die hochgeladene Datei selbst wird nicht gespeichert — sie wird gelesen, geprüft und verworfen. Die daraus gelesenen Artikelfelder und die Befunde liegen für die Dauer der Auswertung in unserer Datenbank in Deutschland; im Free-Check werden sie nach spätestens 24 Stunden gelöscht, die weiteren Fristen nennt die Tabelle unten.
Speicherfristen der Prüfdaten
Die Lebensdauer eines Prüflaufs hängt von der Betriebsart ab. Die Frist wird beim Anlegen berechnet, auf der Ergebnisseite angezeigt und von einem automatischen Löschdienst durchgesetzt, der alle 15 Minuten läuft:
| Betriebsart | Löschung |
|---|---|
| Free-Check | spätestens 24 Stunden nach der Prüfung |
| Erst-Check | 30 Tage nach Freischaltung |
| Erst-Check mit Angebotswunsch | bis zum 31. Januar des Folgejahres — nur wenn Sie bei der Bestellung ausdrücklich zustimmen, damit wir Ihnen im Januar ein Angebot für die Neuprüfung machen können (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar; löschen können Sie den Lauf selbst. |
| Monitoring | 30 Tage nach Vertragsende |
Gelöscht wird tatsächlich (kein Verstecken, kein Archiv), und mit den Daten stirbt auch der Zugangslink. Auf jeder Ergebnisseite können Sie die Löschung außerdem jederzeit selbst sofort auslösen. Wartet eine Bestellung auf manuelle Freigabe, bleibt der betroffene Lauf bis zu sieben Tage bestehen.
Die Löschung überleben ausschließlich Zählwerte ohne jedes Artikeldatum (Anzahl geprüfter Artikel, Befunde je Prüfung) — wir brauchen sie für die Abrechnung, und wir sagen das lieber offen, als „alles gelöscht“ zu behaupten.
Bestelldaten
Bei einer Bestellung des Erst-Checks verarbeiten wir Firma, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefon, Webseite und USt-IdNr oder Steuernummer zur Vertragserfüllung und Rechnungsstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Rechnungsdaten unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Die USt-IdNr wird zur Bestätigung an das MIAS/VIES-System der Europäischen Kommission übermittelt (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: wir liefern vor der Zahlung und prüfen deshalb, dass ein existierendes Unternehmen bestellt). Der Zeitpunkt des ersten Öffnens der freigeschalteten Auswertung wird als Leistungsnachweis dokumentiert.
Für Rechnungsstellung und -versand nutzen wir Papierkram (odacer finanzsoftware GmbH, Wiesbaden) als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO; dorthin gelangen die genannten Bestelldaten, nie Ihre Artikeldaten. Papierkram setzt eigene Unterauftragsverarbeiter ein, darunter für den E-Mail-Versand und den Support Anbieter mit Sitz in den USA; die Übermittlung stützt sich auf die Garantien nach Art. 46 DSGVO, die Papierkram in seinem Auftragsverarbeitungsvertrag zusagt.
Über das Anfrageformular (Angebot, On-Premises, Sage 100, Neuprüfung) verarbeiten wir Firma, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefon, Webseite, USt-IdNr oder Steuernummer und Ihren Freitext, um das Angebot zu erstellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahme). Diese Anfragen werden 24 Monate nach Eingang gelöscht; kommt ein Vertrag zustande, gelten für die Vertrags- und Rechnungsdaten die Fristen oben.
Cookies, Schriften, Server
Zollbox setzt keine Cookies zu Marketingzwecken und bindet keine Drittinhalte ein; Schriften liegen auf unserem eigenen Server. Technisch notwendig ist allein ein Sitzungs-Cookie zum Schutz der Formulare (CSRF).
Zur Reichweitenmessung nutzen wir Umami — eine selbst gehostete, cookielose Analyse auf unserem eigenen Server (analytics.everyco.re, Rechenzentrum in Deutschland). Es werden keine Cookies gesetzt und keine Daten an Dritte übertragen; ein geräteübergreifendes Wiedererkennen findet nicht statt. Erfasst werden ausschließlich anonymisierte Kennzahlen (aufgerufene Seite, Verweisquelle, ungefährer Standort auf Landesebene, Browser- und Gerätetyp); die IP-Adresse wird dabei nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Beim Abruf der Seiten fallen technisch bedingt Server-Logdaten an (IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Seite); sie dienen dem Betrieb und der Abwehr von Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden kurzfristig gelöscht. Gehostet wird in Deutschland: Rechenzentrum Nürnberg der netcup GmbH, Karlsruhe, als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die netcup GmbH gehört zur Anexia-Unternehmensgruppe (Klagenfurt, Österreich), die als weiterer Auftragsverarbeiter Support- und Infrastrukturleistungen erbringt — vollständig innerhalb der EU.
Ihre Rechte
Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Wenden Sie sich dazu an kontakt@zollbox.de. Daneben besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde — zuständig für uns ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.